Siete controles
De la documentación de la licitación a una presentación confirmada.
Registre el propietario, el resultado, la evidencia de respaldo y la siguiente acción para cada etapa. Utilice HOLD para condiciones de liberación no resueltas; no convierta la lista de verificación en una puntuación promedio.
01
Fijar la versión de referencia de los documentos de la licitación
Autoridad · Propietario de la propuestaIdentifique la RFP, RFQ o paquete de licitación autorizado, las últimas modificaciones y aclaraciones. Registre la fecha límite de envío y la zona horaria. Concilie la redacción modificada antes de reutilizar una respuesta anterior. Evidencia: registro de fuentes y versiones, con cada impacto de modificación resuelto o asignado a un responsable.
02
Conciliar todos los entregables requeridos
Cobertura · Propietarios de flujos de trabajoMapear requisitos obligatorios, secciones de respuesta, formularios y anexos. Conserve las plantillas y los códigos de respuesta requeridos por el comprador. Verifique los límites de páginas o palabras y los campos sin respuesta.
Evidencia: una
matriz de cumplimiento actualizada con la ubicación de cada respuesta y un responsable para cada requisito obligatorio pendiente.
03
Comprobar las afirmaciones con las evidencias aprobadas
Evidencia · Propietario de la evidenciaPruebe el texto real de la reclamación comparándolo con la entidad, el producto, la geografía, las fechas y el alcance de la prueba. Identifique afirmaciones sin fundamento, pruebas caducadas y contradicciones. Evidencia: afirmación trazable → evidencia → aprobación; cambiar o matizar una afirmación solo mediante el proceso de revisión autorizado.
04
Cerrar decisiones comerciales y de aprobación
Aprobación · Revisores autorizadosConciliar precios, totales, supuestos comerciales, validez de oferta y calificaciones. Confirme las firmas requeridas y la autoridad para firmar. Nombre cualquier excepción no resuelta y su propietario de decisión. Evidencia: aprobaciones que cubren la oferta actual y los formularios requeridos firmados. Una tarea de redacción terminada no puede cerrar una decisión no resuelta.
05
Comprobar los archivos exactos que se van a presentar
Candidato · Propietario del paqueteAbre cada exportación final. Verifique la denominación, el formato, el tamaño, la legibilidad, los archivos adjuntos requeridos y la coherencia entre la narrativa, los precios y las declaraciones. Registre qué versiones de archivos se verificaron. Evidencia: inventario de archivos vinculado a la revisión. Repetir los controles afectados tras cambios sustanciales, sustitución de evidencias o una nueva exportación.
06
Comprobar la carga realizada por su equipo
Portal · Remitente autorizadoConfirme el acceso, los campos del portal, los formatos permitidos, los límites de carga y la fecha límite/zona horaria actual del comprador. Cargue el candidato marcado e inspeccione los mensajes de validación del portal y las vistas previas disponibles. Evidencia: los nombres de archivos cargados y los problemas de validación resueltos. REQVERA no realiza este paso de envío humano ni garantiza la aceptación del portal.
07
Confirmar la presentación y conservar el justificante
Versión · Propietario de la versiónLa persona autorizada realiza la revisión final y envía. Verificar el acuse de recibo del comprador, la hora y los archivos de referencia cuando se proporcionen. Conserve el recibo junto con el candidato y las aprobaciones. Evidencia: confirmación grabada; Si la aceptación no está clara, siga el proceso de soporte indicado por el comprador antes de la fecha límite en lugar de asumir el éxito.
