Sette controlli
Dalla documentazione di gara a una presentazione confermata.
Registrare il proprietario, il risultato, le prove a supporto e l'azione successiva per ciascuna fase. Utilizzare ATTESA per condizioni di rilascio irrisolte; non trasformare la lista di controllo in un punteggio medio.
01
Fissa la versione di riferimento della documentazione di gara
Autorità · Titolare della propostaIdentificare la RFP, la RFQ o il pacchetto di gara autorevole, le ultime modifiche e i chiarimenti. Registrare la scadenza per l'invio e il fuso orario. Riconcilia la formulazione modificata prima di riutilizzare una risposta precedente. Prova: registro delle fonti e delle versioni, con ogni impatto delle modifiche risolto o assegnato a un responsabile.
02
Verifica tutti i documenti richiesti
Copertura · Proprietari del flusso di lavoroMappare i requisiti obbligatori, le sezioni di risposta, i moduli e gli allegati. Conserva i modelli e i codici di risposta richiesti dall'acquirente. Controlla i limiti di pagine o parole e i campi senza risposta.
Prova: una
matrice di conformità aggiornata con i riferimenti alle risposte e un responsabile per ogni requisito obbligatorio ancora da coprire.
03
Verificare le affermazioni rispetto alla prova approvata
Prove · Proprietario della provaTestare la formulazione effettiva della dichiarazione rispetto all'entità, al prodotto, alla geografia, alle date e all'ambito della prova. Identificare affermazioni non supportate, prove scadute e contraddizioni. Prova: dichiarazione tracciabile → prova → approvazione; modificare o precisare una dichiarazione solo attraverso il processo di revisione autorizzato.
04
Chiusura delle decisioni commerciali e di approvazione
Approvazione · Revisori autorizzatiRiconcilia prezzi, totali, ipotesi commerciali, validità dell'offerta e qualifiche. Confermare le firme richieste e l'autorità di firma. Assegnare un nome a qualsiasi eccezione non risolta e al relativo proprietario della decisione. Prova: approvazioni riguardanti l'offerta attuale e i moduli richiesti firmati. Un'attività di redazione completata non può chiudere una decisione irrisolta.
05
Verifica i file esatti da presentare
Candidato · Proprietario del pacchettoApre ogni esportazione finale. Controlla denominazione, formato, dimensione, leggibilità, allegati richiesti e coerenza tra descrizione, prezzi e dichiarazioni. Registra quali versioni di file sono state controllate. Prova: inventario dei file collegato alla verifica. Ripeti i controlli interessati dopo modifiche sostanziali, sostituzioni delle prove o una nuova esportazione.
06
Verifica il caricamento effettuato dal team
Portale · Presentatore autorizzatoConferma l'accesso, i campi del portale, i formati consentiti, i limiti di caricamento e la scadenza/fuso orario attuale dell'acquirente. Carica il candidato selezionato e controlla i messaggi di convalida del portale e le anteprime disponibili. Prova: i nomi dei file caricati e i problemi di convalida risolti. REQVERA non esegue questa fase di invio umano né garantisce l'accettazione del portale.
07
Conferma l'invio e conserva la ricevuta
Rilascio · Proprietario del rilascioLa persona autorizzata esegue la revisione finale e invia. Verificare la conferma dell'acquirente, l'ora e i file di riferimento ove forniti. Conservare la ricevuta insieme al candidato e alle approvazioni. Prova: conferma registrata; se l'accettazione non è chiara, segui il processo di supporto dichiarato dall'acquirente prima della scadenza anziché dare per scontato il successo.
